E-Rechnung: Der Fahrplan bis 2028
Wer wann E-Rechnungen empfangen und ausstellen muss, und was ein PDF nicht mehr leistet.
Die E-Rechnung kommt in Stufen. Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen größere Unternehmen sie auch ausstellen, ab 2028 alle. Wer jetzt plant, spart sich später Stress.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Gängig sind XRechnung und ZUGFeRD. Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist dagegen keine E-Rechnung mehr im Sinne des Gesetzes, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Der Fahrplan
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
- Ab 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss Rechnungen an andere Unternehmen im Inland elektronisch ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, etwa Quittungen im Laden oder Restaurant.
- Fahrausweise.
- Rechnungen an Privatkunden.
- Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Was du jetzt tun solltest
Prüfe, ob dein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann, und lege fest, wie eingehende E-Rechnungen gelesen und archiviert werden. Auch eingehende E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden.
Rechtsgrundlagen: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 UStDV. Stand: Oktober 2026.
Allgemeine Information, keine Steuerberatung im Einzelfall.
