Selbstständige & Gründer

Wer sich selbstständig macht, muss das Finanzamt und oft auch das Gewerbeamt informieren.

• Gewerbetreibende melden ihr Gewerbe beim Gewerbeamt an, Freiberufler nicht.
• Innerhalb eines Monats nach Beginn den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über Mein ELSTER abgeben.
• Im Fragebogen entscheidest du über Kleinunternehmerregelung und Ist-Versteuerung und kannst eine USt-IdNr. beantragen.
• Die Steuernummer kommt anschließend per Post. Erst dann darfst du Rechnungen mit Umsatzsteuer schreiben.

Seit 2025 gelten höhere Grenzen und strengere Regeln beim Überschreiten.

• Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 €.
• Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 €.
• Wird im laufenden Jahr die 100.000-€-Grenze überschritten, gilt ab diesem Umsatz sofort die Regelbesteuerung.
• Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und haben keinen Vorsteuerabzug. Auf die Rechnung gehört ein Hinweis auf § 19 UStG.

Die meisten Selbstständigen ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung.

• Freiberufler und kleinere Gewerbetreibende ermitteln den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).
• Buchführungspflicht für Gewerbetreibende ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn im Jahr.
• Die EÜR wird mit der Anlage EÜR elektronisch ans Finanzamt übermittelt.
• Belege digital und unveränderbar aufbewahren, Buchungsbelege acht Jahre lang.

Wer kein Kleinunternehmer ist, berechnet Umsatzsteuer und meldet sie regelmäßig ans Finanzamt.

• Regelsteuersatz 19 %, ermäßigt 7 % unter anderem für Lebensmittel, Bücher und Speisen in der Gastronomie.
• Voranmeldung monatlich bei mehr als 9.000 € Umsatzsteuer im Vorjahr, sonst vierteljährlich. Bei höchstens 2.000 € kann das Finanzamt befreien.
• Fällig am 10. des Folgemonats, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später.
• Ist-Versteuerung bis 800.000 € Vorjahresumsatz: Die Steuer entsteht erst bei Zahlungseingang.

Eine korrekte Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug deiner Kunden.

• Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Leistung und Zeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben.
• E-Rechnung im B2B: Empfang seit 2025 Pflicht, Ausstellung ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
• Ein PDF ist keine E-Rechnung. Gefordert sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Alles, was du für dein Geschäft ausgibst, senkt deinen Gewinn und damit deine Steuer.

• Anschaffungen bis 800 € netto sind sofort voll absetzbar.
• Arbeitszimmer: Jahrespauschale 1.260 € oder volle Kosten, wenn es der Mittelpunkt deiner Tätigkeit ist.
• Bewirtung zu 70 %, Geschenke an Geschäftspartner bis 50 € pro Person und Jahr.
• Investitionsabzugsbetrag: bis 50 % künftiger Anschaffungskosten vorab abziehen, bei höchstens 200.000 € Gewinn.

Selbstständige zahlen Steuern im Voraus. Wer nicht zurücklegt, erlebt oft eine böse Überraschung.

• Einkommensteuer-Vorauszahlungen am 10.3., 10.6., 10.9. und 10.12., festgesetzt per Bescheid.
• Gewerbesteuer-Vorauszahlungen am 15.2., 15.5., 15.8. und 15.11.
• Als grobe Orientierung legen viele 25 bis 35 % des Gewinns für Steuern zurück, je nach Höhe des Einkommens.
• Ändert sich dein Gewinn deutlich, kannst du eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen.

Fahrzeug und Dienstreisen gehören zu den häufigsten Kosten von Selbstständigen.

• Private Nutzung eines Betriebsfahrzeugs: 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat oder Fahrtenbuch.
• E-Autos bis 100.000 € Listenpreis: nur 0,25 %. Plug-in-Hybride unter Bedingungen 0,5 %.
• Dienstreisen mit dem Privatwagen: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer.
• Verpflegungspauschale: 14 € ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 € für volle 24 Stunden.