Kassennachschau: Was passiert, wenn der Prüfer klingelt
Sie kommt unangemeldet. Was Prüfer sehen wollen und was du tust.
Die Kassennachschau kommt ohne Ankündigung. Eine Amtsträgerin oder ein Amtsträger des Finanzamts darf während der Geschäftszeiten in deinen Betrieb kommen und prüfen, ob deine Kasse ordnungsgemäß arbeitet. Wer vorbereitet ist, hat dabei wenig zu befürchten.
So läuft sie ab
Prüfer dürfen den Betrieb zunächst wie normale Gäste beobachten, auch Testkäufe sind möglich. Erst wenn sie die Räume betreten, die nicht öffentlich sind, oder Unterlagen sehen wollen, müssen sie sich ausweisen. Dann wollen sie typischerweise sehen:
- die Kasse in Betrieb und den Zugriff auf ihre Daten
- die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und ihre Zertifizierung
- Z-Bons und bei offener Ladenkasse das Kassenbuch mit Zählprotokollen
- die Verfahrensdokumentation, also die Beschreibung, wie bei dir kassiert und abgerechnet wird
- ob der Kassenbestand mit den Aufzeichnungen übereinstimmt
Pflichten, die oft vergessen werden
Seit 2025 müssen elektronische Kassen beim Finanzamt gemeldet werden. Bestehende Kassen mussten bis 31. Juli 2025 gemeldet sein. Eine neue Kasse meldest du innerhalb eines Monats über Mein ELSTER, ebenso eine Kasse, die du außer Betrieb nimmst.
Buchungsbelege wie Rechnungen und Kassenbons müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden. Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse weiter zehn Jahre.
Was du am Tag selbst tust
- Ruhig bleiben und den Ausweis zeigen lassen.
- Sofort deine Steuerberatung anrufen.
- Eine feste Person im Team bestimmen, die Kasse und Unterlagen kennt.
- Nichts unterschreiben, was du nicht verstehst.
Rechtsgrundlagen: §§ 146a, 146b, 147 AO. Stand: Oktober 2026.
Allgemeine Information, keine Steuerberatung im Einzelfall.
